2021/09/13
短期・日払バイト

派遣会社への電話のかけ方|具体的な応対・執拗な電話の対策法も解説

この記事を読むのに必要な時間は約 12 分です。

派遣会社に登録したけれど、「会社との電話対応が苦手」「つい電話で緊張してしまう」といった不安や悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、派遣会社と電話する時の基本マナーと、電話対応のミスを減らすための具体例をご紹介します。

電話の対応ポイントを丁寧に説明するので、派遣会社との電話対応は難しいという苦手意識を無くせますよ。

これから電話する際も落ち着いて電話できるようになるはずです。さらに、派遣会社から執拗にかかってくる電話の対策法やかけてくる理由、電話対応によくある質問もご紹介するので、電話する上での不安はなくなるでしょう。

派遣会社との電話のコツをしっかりと押さえて、安心して電話をしましょう!

派遣会社に電話する時の基本マナー

派遣会社と電話でやり取りをする際に必要な電話の基本マナーは、常日頃から社会人として必ず求められる事柄です。

・「派遣会社との電話の際、こんな時にはなんて言うと正解?」
・「電話対応がスムーズにできるようになりたい」
・「パートやアルバイトの電話の仕方が分からない」

上記のような疑問点を解決すべく、派遣社員でもそうでない方にも通用する働くうえで必要な電話のマナーをご紹介していきます。

派遣会社についてまだ詳しく知らない方はこちらを参考にどうぞ

派遣会社への電話のかけ方

それでは派遣会社に電話をすることを想定して電話のかけ方を確認していきましょう。

この項目で紹介する電話のかけ方は、派遣会社だけでなくすべてのビジネスシーンにおいても応用できますから、しっかりポイントをおさえておきましょう。

まずは名乗る

電話がつながったらまずは自分の氏名を名乗りましょう。
すでに今回電話中の派遣会社に所属している場合は、氏名のほかに登録ナンバーや所属を伝えることも忘れないようにします。

「お世話になっております」と挨拶する

氏名を名乗ると同時に使いたい挨拶が「お世話になっております」というフレーズです。

具体的には

・「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲(自分の氏名)と申します。」
・「お世話になっております。現在〇〇株式会社(遣先企業名)にて勤務しております▲▲(自分の氏名)と申します。」

と伝えると自然な流れになります。

結論から伝える

所属や氏名を名乗った後には結論を先に伝えるようにしましょう。

結論を後回しにして話をすると言いたいことがうまく伝わらない上、相手の貴重な時間を無駄に消費させてしまいます。

「今日は〇〇の件についてお電話いたしました。」
と用件を伝えてから話を始めましょう。

一呼吸おいて電話を切る

電話を切る際に気をつけたいポイントは一呼吸おいてから電話を切ることです。

電話が終了し緊張感から解放されて思わずすぐに電話を切りそうになりますが、グッとこらえてまずはゆっくり一呼吸。

一呼吸おいてから電話を切ることで、相手に対しての気遣いが分かります。

派遣会社への電話のかけ方をパターン別に紹介

この項目では電話の状況ごとに、具体的な対応の文言をご紹介していきます。
派遣で勤務する方以外にアルバイトの方にも使える文言となっています。
派遣はもちろん、バイト先への電話の仕方や受け答えにも通用する言い方をマスターしておきましょう。

仕事を休むと伝える時の電話のかけ方

体調不良等で仕事を休む際に役立つ電話の方法をご紹介します。
休む際は、派遣会社だけでなく就労先の企業にも自分から連絡をするようにしましょう。

派遣先企業に電話する時のかけ方

例:「お世話になっております。わたくし●●派遣会社より〇〇に(所属の部署)勤務しております▲▲(氏名)と申します。本日は体調不良のためお休みをいただきたいです。ご迷惑をおかけいたしますがよろしくお願いいたします。」

電話の際は就労先の所属部署を伝えることを忘れないようにしましょう。

派遣会社に電話する時のかけ方

例:「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲で(氏名)です。本日は〇〇(派遣先の企業)に勤務予定でしたが体調不良のため、お休みをいただきたいです。ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。」

派遣会社に対しては自分の派遣先企業の名前を伝えることで、よりスムーズな対応をとってもらうことができます。

派遣会社や担当者への折り返し電話のかけ方

次に、派遣会社へ折り返しの電話をする際に役立つ具体的な例をご紹介します。
ポイントは「電話に出られなかったことを詫びる」点です。

派遣会社への折り返し電話のかけ方

例:「お世話になっております。先ほどご連絡いただきました登録ナンバー〇〇の▲▲(氏名)と申します。すぐに出られなくて申し訳ありませんでした。」

担当者への折り返し電話のかけ方

例:「お世話になっております。先ほどご連絡いただきました▲▲です。着信に出られず申し訳ありません。ご用件はどのようなものでしょうか。」

どちらのケースも、すぐに電話に出られなかったことを必ず詫びるようにしましょう。

求人エントリーする時の電話のかけ方

例:「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲で(氏名)です。本日は掲載の求人エントリーの件でお電話いたしました。」

まずは手短に用件を伝えましょう。
「どんな求人か」については聞かれてから答えるようにしましょう。

仕事に関する相談をしたい時の電話のかけ方

例:「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲で(氏名)です。本日はお仕事についてご相談があり連絡いたしました。担当者の◎◎さんはご在席でしょうか。」
担当者の名前を伝えるとスムーズに対応してもらえます。

担当者が不在の時の電話のかけ方

例:「担当者の◎◎さんがご不在のようでしたので改めてご連絡させていただきます。もし可能でしたら◎◎さんと連絡の取れる時間帯を教えていただけますとありがたいです。」

自分からかけなおすことを伝え、担当者が確実にいる時間が分かるのであれば確認しておきましょう。

どの電話の際も基本は「用件を端的に伝える」ことを心がけましょう。

派遣会社からの電話がしつこい時の対処法

派遣会社からの電話連絡がしつこいという悩みは、派遣登録をした方であれば経験する問題です。

しつこい電話連絡が来ないようにできる対策のやり方・常日頃からできる工夫をご紹介します。

連絡手段を電話以外にしてもらう

電話以外の連絡手段に「メール」があります。

電話がしつこくて困る場合は派遣会社に「多忙のため、御用の際はメールにてご連絡いただけますと幸いです。」と伝えることで電話の回数を減らすことができます。

働けない理由を説明する

電話がしつこい場合は電話をしてきた派遣会社の紹介で勤務できない理由を述べましょう。

「正社員での勤務が決まった」と言った就労が決まった旨を説明することで、電話連絡を止めることができます。

転職活動が終了したら退会手続きをする

無事に就労先が決定した場合は速やかに派遣会社の退会手続きをとることで、不要な電話連絡を防ぐことができます。退会した場合でも必要になれば再登録ができますからご安心ください。

マイページの登録内容をより充実させる

派遣会社はあなたの現況や希望条件に合う仕事を紹介するために連絡をします。
電話連絡を防ぐために、常日頃からマイページの内容を具体的に記入しておくことが効果的です。

具体的に記載することで「仕事についてしっかり考えている」ことが伝わり、必要以上の連絡が来なくなることが多いです。

派遣会社が電話をかけてくる目的は?

派遣会社があなたに電話連絡を入れてくる目的は主に以下の2つです。

・あなたに仕事を紹介するため
・あなたの現在の就労状況を確認するため

それでは各目的について詳しく見ていきましょう。

仕事を紹介するため

電話をかけてきた派遣会社からの紹介であなたが就労していない場合は、新しい仕事を紹介するために電話をかけてきた可能性が高いです。

もし仕事を探している場合は必ず電話にでる、出られなかった場合には必ず折り返すようにしましょう。派遣会社からの信頼を失わないようにすることが大切です。

派遣会社の社員は、定期的に自身が担当する登録者の現状を確認する必要があります。ですから、あなたがもし電話のあった派遣会社で勤務していない場合はあなたの現在の就労状況を確認するために電話をしてきた可能性があります。

派遣の電話に関するよくある質問

ここからは派遣の電話について実際によくある質問について解説をしていきます。各質問ともに具体的な解決方法を記載していますから、ぜひ参考にしてみて下さいね。

派遣会社への折り返し電話は料金がかかる?

「派遣会社から電話がかかってきたけど通話代を取られるからかけたくない」と思う方へ、対策法をご紹介します。
かかってきた派遣会社の電話番号が「0120」から始まるフリーダイヤルの場合は、無料で通話ができますから安心して折り返しましょう。
かかってきた電話が「0120」でない場合は派遣会社のホームページを確認しましょう。
ほとんどの会社がフリーダイヤルの番号を記載していますから、そちらを利用しましょう。

派遣会社から折り返し電話が来ない場合は?

あなたから派遣会社に電話をしたけれど繋がらずその後も折り返し連絡が無い場合、とても困りますよね。
折り返しの電話が来ない理由としては下記のことが想定されます。

・電話がもし1つの仕事を複数人に案内する旨の連絡であれば、担当を多く持っている社員の場合、再連絡を忘れている

・社員の仕事が立て込んでいる時や、電話に出られない作業をしている(顔合わせに同行中や面談等)ため折り返せない

派遣会社の社員は多忙な場合が多いですから、折り返しが無く丸1日たった場合は念のためもう一度電話をかけることをおすすめします。

派遣会社からの電話は無視してもOK?

「派遣会社からの電話がしつこいから無視しようかな」といった意見がネット上で多く見られますが、パターンによっては注意が必要です。

連絡が着信履歴のみであれば、急用でない確率が高いですから無視しても問題ない可能性が高いです。
しかし、留守電メッセージが入っている場合は急用の可能性が高いですから、すぐに折り返し連絡をしましょう。

信用を失わないために極力電話には折り返すように努めましょう。

まとめ:電話対応のコツを押さえて落ち着いて電話しよう

今回の記事では派遣会社からの電話や、ビジネスシーン全体で役立つ電話のマナーをご紹介し、マナーをもとに派遣会社からの電話応対のポイントや折り返しの電話の注意点についてご紹介しました。

電話はお互いの表情が見えないツールですから、普段の会話以上に細部に気を配ることが大切です。
話初めから終わりまで「相手がこの電話を切った後自分のことをどう感じたか」を常に意識しながら電話をかけるよう努めることで、相手に失礼のない電話対応をすることができます。

電話応対の正しいマナーを身につけて、派遣会社からの信頼を得ましょう。
そして自分の望む条件の仕事につなげていきましょう。

今回の記事を読んで身につけた電話応対力を試したい方におすすめの仕事はコールセンター業務です。気になる方はこちらもぜひご覧ください。

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