2021/11/01
お仕事内容

物流事務の仕事内容は?必要スキルや志望動機の伝え方も解説

この記事を読むのに必要な時間は約 14 分です。

物流事務の仕事に興味があり、応募を考えているけれど、
「自分に向いているのか?」
「志望動機は何を伝えれば良い?」
このような不安をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、物流事務の仕事内容や必要になるスキル・経験を述べ、物流事務に応募する際の不安を減らすコツをご紹介します。

物流事務が未経験の方にも分かりやすく、物流事務のメリットとデメリットを解説するので、これから初めて応募する場合も安心して取り組めるはずです。志望動機の伝え方や、物流事務に向いた人の特徴までご紹介するので、働く自信もつくでしょう。

物流事務の特徴をしっかりと捉えて、楽しく働きましょう!

まずは物流の仕事について詳しく知りたい方はこちらの記事も読んでみてください。

物流事務が任される仕事内容は?

そもそも物流事務(倉庫事務と呼ばれることも)とは普通の事務職とは何が異なるのでしょうか。

事務職と聞くと一般的には「デスク上でルーティン業務を行う」というイメージですが、物流事務に関しては仕事が事務とは言え流動的で、時にはハプニングに対応することもあります。

本項目では、普通の事務職とは少し異なった物流事務の業務内容について細かく解説していきます。

伝票を作成する仕事

ドライバーが配達する荷物の伝票発行は物流事務の主な仕事の一つです。

伝票発行自体は普通の事務職と同じですが、物流事務の場合はドライバーが運搬・納品する商品の伝票をパソコンで発行した後に、運送ルートごとに伝票を振り分けて配送手配までを行います。

データを入力する仕事

伝票発行の仕事以外にパソコンを使う仕事として「データ入力」があります。
運送する商品の入庫や出庫があるごとにたくさんのデータをパソコンに入力して、在庫管理を行います。
物流業界は常に人手不足にもかかわらず、仕事量は多いですからデータ入力にはスピードが求められます。

ドライバーと連絡を取り合う仕事

実際に商品の運送を行うドライバーとのコミュニケーションも物流事務の仕事には欠かせません。

「到着が遅れそうだから取引先に連絡してほしい」
「運搬中に商品の破損があったから対応してほしい」
といった様々なアクシデントに対して、物流事務は的確な対応が求められます。

メール・電話を使った対応

ドライバーとの連絡以外にも、取引先やお客様との連絡を取る必要があります。

連絡ツールとしては、電話やメールがありますから基本的なビジネスメールの送り方や接客対応のスキルが必要となります。
特にクレーム対応をするシーンが必ず出てきますから、その際には臨機応変かつ相手を刺激しない丁寧な対応が求められます。

物流事務へ転職したい時に必要なもの

「今は普通の事務職だけど、今度は物流事務に挑戦してみたい」と考える方へ向けて、物流事務へ転職する際に役立つスキル・資格について解説します。

今持っている資格や経験を存分にアピールすれば、物流事務への転職にうまく結び付けられますよ。

転職に有利な資格・スキル

転職に有利な資格として「パソコン関連のスキル」「普通自動車運転免許」があります。

パソコンスキルに関しては、データ入力や伝票発行にはパソコンが必須であることからパソコンを使えると即戦力として重宝されます。
エクセルとワードの基本操作ができることが好ましいです。

運転免許に関しては、3つのメリットがあります。

1つは通勤に対して有利なことです。
物流関係の会社は多くが駅やバス停からアクセスが悪い郊外にあります。
ですから、普通自動車運転免許を持っておくことで車通勤という選択肢があり、通勤が楽になります。

2つ目の理由は社有車を運転できることです。
物流事務の人数が少ない場合は経理の仕事や総務の仕事を兼ねる場合があります。
経理や人事では銀行や年金事務所に行かなければならないシーンが出てきますから、社有車の運転ができると有利になります。

3つ目の理由は自動車の運転ができることにより、トラックのことについて理解ができることです。
大きさこそ違いますが、車の仕組みとしては同じです。
ですから車両トラブルになった際に、運転免許がある場合は連絡に対して理解が早くなりスムーズに対応ができます。

転職に有利な経験

スキルや資格以外にも有利な経験は「事務職の経験」です。
業界関係なく事務経験があると転職には有利ですし、実際に物流事務の求人には「事務経験者優遇」「条件:事務経験者」と記載がある場合が多いです。

物流事務は事務職の仕事+想定外のトラブル対応という仕事も加わりますから基本となる事務職経験がある人は重宝されます。

物流事務で働きたい時の志望動機の伝え方

「志望動機」の内容は合否に大きな影響を与えるものですから、しっかりと考えて伝える必要があります。

本項目では「志望動機はどんなことを伝えればいいの?」という疑問についてお答えします。

今回は志望動機の一例として

・他業界ではあるが事務職経験があること
・マルチタスクで仕事を進められること
・コミュニケーション能力が高いこと

を志望動機に盛り込む場合を例文としてご紹介します。

最初から結論を述べる

志望動機「なぜ貴社を志望したか」は冒頭で結論を述べましょう。
冒頭に結論を述べることで、相手にとって理解しやすい内容になります。

逆に結論が最後になってしまうと「結局この人は何が言いたいんだろう」と思われてしまい、マイナスの印象を与えます。

特に物流事務ではコミュニケーション能力が重視されますから、志望動機を上手く伝えられる人=話す能力も高いと判断されてプラスの評価につながります。

自分の経歴を盛り込む

志望動機の中にアピールできる自分の経歴を盛り込むことで、相手に好印象を与えることができます。

例として「前職では事務職でデータ入力や伝票発行の他に経理や採用の補助もしておりました。」と伝えると「この人を採用すれば、事務職の中でも幅広く仕事をしてくれるのではないか」と応募先企業は良い印象を持ちます。

物流事務を選んだ理由を伝える

「なぜ事務職の中でも物流事務を選んだのか」理由を必ず伝えましょう。

「物流に興味があるから物流事務を希望した」「たくさんの人とコミュニケーションを取りながらできる事務職が物流事務だから」等、物流事務だからこその理由を述べるようにしましょう。

もし思いつかない場合は、物流事務で働くメリットを後述しますのでメリットを参考に理由を考えてみましょう。

何故この会社を選んだのかを伝える

「物流事務の中でもなぜこの会社を選んだのか」を伝えましょう。

「急成長を遂げている会社で自分も成長できるから」「アットホームで和気あいあいと仕事ができる雰囲気が良いと感じたから」等、会社のホームページで社風や理念としていることを参考に考えると良いでしょう。

自分にできること・やりたいことを伝える

「会社にとって自分がどんな風に役に立つか・貢献できるか」を伝えると、会社にとってあなたが「どんな仕事で役に立ってもらえるか」をイメージやすくなり、採用につながる可能性がアップします。

では、これまでのポイントを踏まえて、伝える志望動機の例を作成してみましょう。

例:「私が貴社の仕事に応募した理由は、貴社がアットホームでチームワークを大切に仕事を遂行する社風であることに魅力を感じたからです。私の事務職経験を活かしながら、長所であるコミュニケーション能力を活用し従業員の方と信頼関係を構築し、信頼関係の中で臨機応変かつスピーディーに仕事を進めていきます。」

こちらはあくまで一例ですから、自分の経歴や資格、会社の特徴に合わせてアレンジしてみましょう。

物流事務で働く場合のメリット

本項目では物流事務で働く様々なメリットを見てみましょう。
物流事務の仕事には一般的な事務職にはない魅力があります。
志望動機を書く際のヒントにもなりますよ。

平均的に時給が高い

物流事務の仕事は、時給が他の事務職に比べると100円~200円高い設定になっていることがあります。
「事務の仕事は比較的暇」というイメージがありますが物流事務の仕事はマルチタスクかつスピーディーにこなす必要があります。
ですから時給が高く設定されています。

時給としては数百円ですが、年収にすると数十万円の違いが出てきますから物流事務の時給の高さは大きなメリットであるといえます。

求人が多く将来も必要とされる仕事

物流事務の仕事は正社員・派遣社員問わず求人が多いです。

近年、ネットショッピングの普及から物流関連の仕事は多くなっており、さらに今後も需要が高まります。
特にコロナウィルスの流行による生活スタイルの変化から、物流業界の仕事はさらにニーズが加速しています。
将来性のある仕事ですから、安心して続けられることはありがたいですね。

物流事務で働く場合のデメリット

求人数が多い物流事務の仕事ですが、働くうえでデメリットもあります。

一般的な事務よりも仕事の幅が広くスピード感や対応力が求められる大変な仕事ですから、デメリットが「自分に当てはまるな」と感じる方には物流事務はあまりおすすめできません。

こなす必要がある業務の幅が広い

一般的な事務職に比べて、物流事務は仕事が多岐にわたります。

パソコンを使ったデスクワーク以外にも、配送の手配やトラブル対応など臨機応変さを求められる業務が多く、のんびり仕事をしたい方にとっては厳しい点があります。

想定外の事件が何度も起こる

物流には天候トラブルや交通トラブルが付き物です。
ですから事故や渋滞、天候によるトラブルが後を絶ちません。

遅延する場合には運送スケジュールを迅速に組み直しをしたり、取引先に連絡を取り理解を求たりしなければならないことがあります。
また、品物の破損や紛失といったトラブルもあり、臨機応変に対応するスキルが必要となります。

マニュアルを遵守したい方や、自ら考えて動くことが苦手な方にとってはあまりおすすめできない職種です。

物流事務の仕事がおすすめできる人

本項目では物流事務の仕事に向いているタイプの方をご紹介します。
「コミュニケーション能力が高く人と関わりたい」「仕事にやりがいが欲しい」という方にとって物流事務は最適な職種です。

詳しく見ていきましょう。

コミュニケーション能力に優れた人

コミュニケーション能力が高い方に物流事務はおすすめです。

物流事務は毎日なにかしら事件が起こります。
事件が起こった際にトラブルを最小限に抑えるためには、日頃からドライバーや関係者と円滑なコミュニケーションを取っておくことが欠かせません。

普段からささいなことでも会話をし、交流をはかっておくことでお互いに信頼関係が構築されて、実際に問題が起きた際には協力しながら問題解決を目指せます。

普通の事務仕事に飽き飽きしている人

事務仕事はどうしても単調と言うイメージがあります。
実際に、事務仕事は覚えてしまえば淡々とこなすことができますから、安定感があるメリットとは別につまらなさや物足りなさを感じる方がいます。

しかし、物流事務の場合は事務職以外にも臨機応変な対応力が必要となる業務が発生します。
毎回違ったパターンの仕事やトラブルが舞い込んでくることが刺激になって良い方には、物流事務の仕事は最適です。

また、問題解決により達成感ややりがいを感じることができる点も物流事務の良い点です。

人と接することが大好きな人

物流事務は事務職とは思えないほどに多くの人とコミュニケーションをとる仕事です。
人と関わることが好きであったり、色々な人と接したりしたい方にはピッタリの仕事であるといえます。

特に運送業界には個性的な方が多くいらっしゃいますから、人と接することが好きで人懐っこい方は可愛がってもらえますよ。

まとめ:物流事務は向き不向きを理解して応募しよう

今回は物流事務の仕事に興味がある方に仕事の内容やメリット・デメリット、また仕事に応募したい時に役立つ志望動機の伝え方をご紹介しました。

物流事務は一般的にイメージする事務職の仕事とは大きく異なり、機転を利かせることやコミュニケーション能力が必要となる仕事です。

ですから「事務職が適している方が必ずしも物流事務職に向いている」とは言えない特殊な事務職です。
しかし今回解説した物流事務職のメリットや向いているタイプに該当する人はとても楽しく働くことができるでしょう。

もし「自分は物流事務職に向いている」と感じた方は、今回紹介した応募のポイントを守って物流事務職を目指しましょう。

物流関連の仕事について詳しく知りたい方はこちらの記事も読んでみてください。

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